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淺談企業(yè)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限編制方法

2012年12月，國家檔案局印發(fā)了《企業(yè)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規(guī)定》（國家檔案局令第10號，以下簡稱10號令）。2013年4月又下發(fā)了《關(guān)于貫徹實施<企業(yè)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規(guī)定>的通知》，要求各企業(yè)用3年的時間完成本企業(yè)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表（以下簡稱“保管期限表”）的編制，這是貫徹實施10號令的關(guān)鍵和重要環(huán)節(jié)。國家檔案局從2013年開始已著手中央管理企業(yè)管理類保管期限表的編制指導(dǎo)與審核工作。截止到2014年底，共完成20家中央管理企業(yè)管理類保管期限表的審核批準(zhǔn)。但在指導(dǎo)與審核過程中發(fā)現(xiàn)，不少企業(yè)仍未很好掌握編制保管期限表的正確方法和技巧，至使編制出的管理類檔案保管期限表質(zhì)量不高。本文就企業(yè)如何開展文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表的編制工作中存在問題和管理類檔案保管期限表編制過程進(jìn)行討論，以供大家參考。

一、檔案保管期表編制中普遍存在的問題及原因分析

（一）檔案保管期表編制中普遍存在的問題

根據(jù)前期業(yè)務(wù)指導(dǎo)和審核情況總結(jié)，企業(yè)在編制檔案保管期限表主要存在以下問題：

第一，文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表遺漏重要文件材料。許多應(yīng)納入歸檔范圍的重要文件材料沒寫入保管期限表中，尤其是一些新業(yè)務(wù)產(chǎn)生的文件材料和非紅頭文件容易遺漏。

第二，文件材料保管期限不合理。該定為永久保管的檔案定為30年或10年，該定為30年定為10年。

第三，表述太籠統(tǒng)。文件材料內(nèi)容條目過多使用模糊語言，過多使用“重要的”、“一般的”等用語，至使保管期限表對鑒定業(yè)務(wù)起不到應(yīng)有的指導(dǎo)作用。

第四，表述不準(zhǔn)確。文件材料內(nèi)容使用的詞語易引起歧義，同一含義內(nèi)容前后使用不一致詞語，或是不使用標(biāo)準(zhǔn)化用語。

第五，文件材料內(nèi)容重復(fù)、交叉現(xiàn)象嚴(yán)重。同一層次文件材料分類原則不一致，文件材料內(nèi)容邏輯混亂，同一內(nèi)容多次反復(fù)出現(xiàn)。

（二）原因分析

企業(yè)在檔案保管期限表編制過程中造成上述問題的原因主要有：保管期限表編制沒有嚴(yán)格按照機(jī)構(gòu)設(shè)置及職責(zé)說明來進(jìn)行，照抄照搬10號令或照抄搬其他企業(yè)保管期限表，更有甚者將企業(yè)原有保管期限表進(jìn)行翻版后直接報審。有的單位檔案部門沒有處理好業(yè)務(wù)部門的作用，在保管期限表編制過程中要么完全由檔案部門大包大攬，要么完全聽由業(yè)務(wù)部門決定，檔案部門不主動作為。有的單位編制人員沒有完全吃透10號令的精神，或是沒有掌握歸檔范圍和保管期限表的編制要求。正是上述原因?qū)е挛募牧蠚w檔范圍和檔案保管期限表編制質(zhì)量不高。

二、文件材料歸檔范圍和管理類檔案保管期限表編制流程

企業(yè)在文件材料歸檔范圍和管理類檔案保管期限表編制過程中應(yīng)遵循以下五個步驟。

第一步：部門職責(zé)分析，確定管理類檔案保管期限表框架結(jié)構(gòu)。

第二步：各部門業(yè)務(wù)流程梳理，依據(jù)業(yè)務(wù)流程、法律法規(guī)和范性文件提出記錄保存要求，初步形成部門文件材料歸檔范圍和管理類檔案保管期限表。

第三步：檔案部門匯總各部門文件材料歸檔范圍和管理類保管期限表，形成企業(yè)文件材料歸檔范圍和管理類保管期限表初稿。在這個過程中，檔案部門可進(jìn)行必要的修改。

第四步：將文件材料歸檔范圍和管理類保管期限表初稿下發(fā)各部門征求意見，各部門可通過互相借鑒觸發(fā)修改需求，補(bǔ)充有關(guān)內(nèi)容。

第五步：檔案部門逐一與各部門討論確定文件歸檔范圍和管理類檔案保管期限表，形成定稿。

三、文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表編制準(zhǔn)備工作

文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表編制除需要按照一定的步驟進(jìn)行外，還要做好編制前的準(zhǔn)備工作，這些準(zhǔn)備工作主要如下3個方面。

（一）做好編制的組織工作

文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表編制工作不僅僅是檔案部門的事，也是業(yè)務(wù)部門的事，需要充分發(fā)揮業(yè)務(wù)部門作用。業(yè)務(wù)部門在梳理文件材料內(nèi)容，確定檔案保管期限過程中常常發(fā)揮著重要的作用，編制過程中應(yīng)充分吸收業(yè)務(wù)部門人員參與。有條件的企業(yè)應(yīng)成立文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表編制領(lǐng)導(dǎo)小組和編制辦公室或工作小組。領(lǐng)導(dǎo)小組由分管檔案工作的企業(yè)負(fù)責(zé)人任組長，檔案部門負(fù)責(zé)人任副組長，職能部門負(fù)責(zé)人、業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人任成員。領(lǐng)導(dǎo)小組負(fù)責(zé)批準(zhǔn)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表編制工作計劃，審定文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表，協(xié)調(diào)編制工作中的重大事項；如有下屬單位，領(lǐng)導(dǎo)小組還負(fù)責(zé)所屬單位文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表的審查。

編制辦公室或工作小組由檔案部門、職能部門、業(yè)務(wù)部門人員組成；職責(zé)是：制定文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表編制工作計劃；具體組織文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表編制工作；起草文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表；負(fù)責(zé)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表的宣貫；如有下屬單位還應(yīng)負(fù)責(zé)指導(dǎo)所屬企業(yè)開展文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表的編制工作。

（二）科學(xué)制定保管期限表的編制計劃和10號令的宣貫培訓(xùn)

合理地安排文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表起草、修改、下發(fā)、宣貫等階段的各項工作；要將每一項工作落實到人，并有明確的時間節(jié)點(diǎn)和工作成果形式；制定工作計劃時同步制定預(yù)算；要特別注意，不僅要編制管理類文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表，還要同時編制和修訂其他各類文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表，如產(chǎn)生產(chǎn)和服務(wù)提供、科研、重大建設(shè)項目等等。

要及時開展10號令的宣貫與培訓(xùn)，培訓(xùn)人員包括編制領(lǐng)導(dǎo)小組成員、編制小組組成人員和下屬單位有關(guān)人員。要讓有關(guān)人員了解10號令的精神實質(zhì)和文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表編制要求和方法。

（三）做好調(diào)研、職能分析和資料收集

通過調(diào)研了解掌握本企業(yè)組織機(jī)構(gòu)架構(gòu)和其職責(zé)。通過職能分析摸清本企業(yè)的活動特點(diǎn)，摸清產(chǎn)品和業(yè)務(wù)組成，梳理出產(chǎn)品和業(yè)務(wù)從設(shè)計研發(fā)、生產(chǎn)，銷售和售后服務(wù)等的流程。文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表編制前還要進(jìn)行資料收集，特別是要收集除國家檔案法律法規(guī)和規(guī)范性文件以外的，與本企業(yè)業(yè)務(wù)活動有關(guān)的法律法規(guī)和國家下發(fā)的規(guī)范性文件，了解國家其他行政管理部門對本企業(yè)檔案和有關(guān)業(yè)務(wù)形成記錄的保存要求。如《中華人民共和國商業(yè)銀行法》就對商業(yè)銀行的信貸檔案管理工作提出了要求。這些法律法規(guī)和規(guī)范性文件對記錄和檔案管理要求如果有超出10號令或有關(guān)檔案法律法規(guī)和規(guī)范性文件要求的，應(yīng)在本企業(yè)的文件材料歸檔范圍和管理類檔案保管期限表中予以體現(xiàn)。

四、正確發(fā)揮業(yè)務(wù)部門的作用

文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表編制過程中，檔案部門一方面不要大包大攬，不吸收業(yè)務(wù)部門參與，同時也要切忌唯業(yè)務(wù)部門馬首是瞻的作法。一是要發(fā)揮業(yè)務(wù)部門在梳理文件材料內(nèi)容方面的作用。具體作法可以設(shè)計一張文件材料內(nèi)容調(diào)查表，由業(yè)務(wù)部門各崗位人員進(jìn)行填寫，填寫內(nèi)容應(yīng)包括文件材料名稱、產(chǎn)生業(yè)務(wù)、用途、發(fā)放范圍、存儲格式、載體形式、簽署過程、傳遞方式、內(nèi)容提要等。二是充分發(fā)揮業(yè)務(wù)在初步確定檔案保管期限中的建議作用，有時業(yè)務(wù)部門對檔案保管期限的確定根據(jù)是檔案部門所不能掌握的。三是要充分發(fā)揮檔案部門的檔案專業(yè)作用，對業(yè)務(wù)部門提出的意見和建議作好把關(guān)，最終從檔案專業(yè)角度確定采納與否。對于業(yè)務(wù)部門提出的縮小歸檔范圍和縮短保管期限的建議應(yīng)謹(jǐn)慎處理。